今回は、 EXCELブックの シート名 の付け方について、解説します。
あなたのEXCELブックのシート名は、初期設定のままとなっていませんか。
ブックを作成してからそのままだと、Sheet1 Sheet2 Sheet3 のようになっていますから、どのシートに何の情報があるのか、いちいち見てみないと分かりません。
また、使っていない空のシートが残っているエクセルデータを、そのままお客さまに送ったりするのは、作法にかけるというもの。
まず、考えて欲しいのですが、エクセルシートを何のために作成していますか？
おそらく、「お客さまに情報提供するため」「チームで情報共有するため」「大事な情報を上司に報告するため」など、自分のために記録しておくよりも、誰か他の人に見せるために、作成するほうが圧倒的に多いのではないでしょうか？
ですから、作成したEXCELシートを見てもらって、「これは見やすい」や「とても分かりやすい」「気持ちが良い」などと言ってもらえるような、エクセルシートにしておきたいですね。
情報を提供する側からの視点だけではなく、受ける側からの視点で解説してみたいと思います。
最後まで読んでいただければ嬉しいです。
それでは、順に説明します。
EXCELの シート名 が初期設定のままsheet1になっていて、どれが有効なシートか分かりにくい
部下や取引先から受け取ったEXCELブックを開いたときに、下のシートを選ぶタブが、お決まりの”Sheet1″、”Sheet2″、”Sheet3″となっていると、あれ？！と思います。
参照するべきシートが何枚有るのか。どのシートに何の情報があるのか分からず、一通り全部クリックして確認する必要があるからです。
しかも、初期設定の3つのシートだけならまだしも、一画面に表示しきれないほどのシートがあるブックの、シート名が”Sheet○”だったときは、それだけで、うっ！となってしまいます。
確認している途中でも、「あれさっきのはどれだっけ」となってしまいますから、自分で名前を付けながら作業を続けることになり、手間が増えてしまいます。
相手に、手間を掛けることになってしまうのです。
更に、せっかくシート名を付けたのに、「更新しました！」なんていうメールが送られてきた時には、がっくりとなります。
ですから、シート名は、入力されている情報の内容を分かりやすく、表したものに設定しておきましょう。
そうすれば、説明するときにも、”Sheet3の何々”と説明するよりも、”売り上げシートの何々”という方が、相手とのコミュニケーションが取りやすく、伝わりやすさは雲泥の差です。
EXCELシート名 が滅茶苦茶長い
先程とは逆に、EXCELシート名が滅茶苦茶長いのも考えものです。
親切心で「分かりやすいように」と、シート名を付けてくれているのですが、ちょっと困ることが有るのです。
このシートを参照する式を作成した時に、ぶわーっと、もの凄いことになり、見づらさでは最高級に見づらくなってしまいます。
また、シート名が長いと、シート名のタブの巾がかなり長くなってしまい、かなりのスペースを占有してしまうので、タブを横にスライドしなくては選択できない、ということにもなってしまいます。
これは、かなりの負担になります。
シート名は内容が分かるレベルで、できるだけ短く、簡潔にするようにしましょう。
EXCELシート名 に半角や全角が混在していたり、無駄なスペースが入っている
EXCELシート名 に半角や全角が混在していたり、無駄なスペースが入っていることもあります。
これは、セルの入力データでも同じことですが、
- 全角半角の統一性がない。
- スペースが所々に入っていて困る。
ってことが多々あります。
見栄えを良くするために、良かれと思ってしてくれているのでしょう。
なんで？こっちの方が分かりやすくて良いじゃん。と思われるかもしれません。
ところが、エクセルは数式や関数を使えてこそ、大きな効果を発揮するものです。
受け取った側が、これらの整合性をまず整えてから使わなければならないとなると、手間が増えてしまい、負担を掛けることになりますから、できる限り手間を掛けずに使いやすい形で提供した方が良いです。
シート名の全角半角は出来るだけ使わず、アンダースコアなどで代用しましょう。
もし使うとしても統一した使い方にすると、受け取った方は使いやすいですね。
まとめ
- シート名はSheet1、Sheet2、Sheet3のままではなく、必要なシートだけにして『売上表』や『原価表』など分かりやすい名前にしましょう
- シート名は長くなりすぎないように気をつけ、できるだけ短く、簡潔なものにしましょう
- シート名は、不要な文字はできるだけ使わず、全角半角を統一して使いましょう
以上です。
ちょっとした工夫で、チームの効率は格段に上がります。
エクセルデータをコミュニケーションの道具としてうまく使って、チームのパフォーマンスを最大限に引き出すことができるのです。
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