今回は、Excelを使う上で知っておいたら、劇的効率アップ！という技について書きたいと思います。前回までで、キー入力の必要性、 ショートカット キーの使い方についてお話しました。どんなアプリでも、共通して使えるスキルですから、PCを使う上での作法みたいなもの。
例えば、ただ単純に「歩ける」から、「早く歩ける」とか、「つまづかずにうまく歩ける」とかにスキルアップする。と言ったようなことです。
なので、必ずマスターして欲しいです。
Excelのセル入力
でもこのアプリ、表計算というだけあって、それだけで終わっては勿体ない。すごい機能が備わっているのです。
想像できるのは、計算もできるんじゃない？と言うことですかね。 そうです、数式を入力すると、このマス目とこのマス目の数値を足して答えを出す。とかできるわけです。
よく、Excel本を探すと、「関数」とか「VBA」とか、むむむって感じの言葉が出てきますが、使い始めの人には、「・・・」なところがありますよね。 先ほどの、数式くらいまでなら使えるよ。って人も、そこまでは難しいので、合計くらいならできる。といった具合ではないでしょうか。
この先は、追々ということで、今日は、入力の効率アップのための、簡単な技？をお伝えしようと思います。
セル入力
何言ってんの？そんなん分かってるわ！という声が聞こえてきそうです。
入力したいセルへ、マウスや矢印で移動して、キー入力します。 エンターを押したら次のセルへ移動。とこんな感じですね。
エンターを押したときに、自分が入力したい方向と違う方向に移動しませんでしたか？
住所録など、名前、住所、電話番号と右へ入れていきたいのに、下へ行ってしまう。そんな時は、入力方向を右に設定しておくと便利です。 入力、エンター、入力、エンターと気持ちよく入力できますからね。 因みに私は、方向右に設定しています。
一番左へ行ったときには、また左に戻る。マウス？矢印キー？でもいいですが、ここでショートカットキー［ctrl］+[←]を二つ同時に押す。一番左に戻ります。
さらに、この入力していって端まで来たら、左へ戻る手間も省く方法。
入力範囲を選んでおいて、入力していく。という方法があります。
さっきの住所録の例だと、名前、住所録、電話番号の列の10行くらい下までを、まず選択しておきます。 選択は、マウスでドラッグ（名前の一番上のセルで左クリックしたまま、電話番号の10行下までずらすして、離す）で、できます。
そうしたら、１行目の名前にカーソルがある状態になりますから、一人目の名前、［Enter］キー、住所、［Enter］キー、電話番号、［Enter］キー、と入力していきます。
すると、おっ！、勝手に二行目の名前のところに移動しましたね。
途中で選択が解除になったときは、また選択から始めてください。
最初は2～3行で始めるのがおすすめ。 慣れるまでは、他のキーを押してしまい、選択が解除されてまた選び直し、になり、くそっ！となりますから。
ここまでできるようになれば、キー入力だけでマウス、矢印キーを使う必要がないので、入力に専念でき、素早く入力が可能になりますよ。
コピーの ショートカット キー
上のセルと同じだから、コピーしたいんだけどな。とか、左のセルと同じを入力したいんだけど。ってこと、よく有りますよね。
もちろん、前回説明した、上のセルに移動して[ctrl]+[c]、コピー先に戻って[ctrl]+[v]。でできます。 が、移動が入ってしまいますので、ちょっと手間です。
そんなときに滅茶苦茶便利なショートカットキー。移動せずに、上や左のセルをコピーで持ってこられます。
上のセルをコピーするときは、［ctrl］+[d]を。左のセルをコピーするときは、[ctrl]+[r]を使います。 これは、本当に楽です。 ただし、これは、1セルだけ。
4～5セルなら、そのセル数分を繰り返す方が早いかもしれませんが、10個、20個と増えてくると大変です。そんな時は、次の方法。
現在のセルの内容を下に複数セル同時にコピーするには、現在のセルを含めてコピーしたい先のセルをまとめて選択しておいてから、[ctrl]+[d]。 現在のセルの内容を右に複数、というときも同じ要領で選択しておいてから、[ctrl]+[r]です。
いろいろな、範囲を選択して、[ctrl]+[d]や[ctrl]+[r]を押してみて試してみてください。
今回は、以上です。
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