今回は、 エクセルデータ の形式で、修正に手間がかかったり 検索ができなかったり と扱いがとても面倒な、受け取る側が嫌なデータについて解説しようと思います。
こんにちは、Akitamaです。
今回は、受け取ったときに、これはちょっと。という感じを受けるエクセルシートについてです。
エクセルシートで効率化する。効率よく使わないと、EXCELエクセルを使う意味が激減してしまいます。効率よく使う上で、一番効果が発揮されるのは、やはり、数式や関数ではないでしょうか。
しかし、関数やVBAをうまく使うためには、データが重要になってきます。データとは、セルに入力された、数式や関数以外のデータのことです。
データが整合していないと、数式や関数が思ったように結果を出してくれません。
そんな、整合していないデータについて、解説してみようと思います。
最後まで読んでいただければ嬉しいです。
それでは、順に説明します。
先頭や途中に不要な空白が入っている エクセルデータ
表示上、すごく整ったデータ。かなり手間を掛けて整えたと思われるが、少しセル幅を変更すると一挙に崩れてしまう。そんなデータに遭遇することは結構あります。
中央揃え。かと思いきや、先頭に空白を詰めて微調整をしている。さらに、全角ではうまくいかず、半角の空白も混在している。こんなこと、皆さんはしていないと思いますが、貰ったことは有るのでは無いでしょうか。
また、二行にするために、途中に空白を埋めて、調整しているもの。もよく見かけます。セル幅を変更すると見るも無惨に、崩れ去ってしまいます。
中央揃えは、セルの位置設定。配置の中央揃えを使いましょう。そして、途中を改行する場合は、[Alt]キー＋[Enter]キーで改行できます。こちらを使うようにしたいです。
あと、セルにネストをつけたい場合、配置のインデントで一段ずつ字下げをすることができます。
数式の列に値が混在している エクセルデータ
折角、数式や関数を使って効率化しているのに、複雑になりすぎたのか、どうしてもその数式では実現出来なかったのか、の様なときに、えい！や！とその時の目的の数値を直接入力してしまうこと。あるかもしれません。
他の数値をいじったときに、更新しなくてはいけないのに、入力値はそのままで間違っている。そんな、のを貰ったときは、問題を探すのに滅茶苦茶時間がかかります。
ですから、私はエクセルデータを人に情報共有するとき、[Ctrl]+[Shift]+[@]を押し、数式の海の中に数値が入っていないかをまず、確認するようにしています。
自分でも見つけるのが大変な物を、貰った相手は絶対に見つけることができないか、相当な時間がかかります。効率化が逆に非効率な結果になってしまいますので、注意が必要です。
数式、関数の列や行に、数値を直接書き込まないように注意しましょう。
数値の列に文字列が入力されている エクセルデータ
例外の入力。例えば、製品の一覧表で、単価の列に「確認中」とか「―」とかを入力されているのをよく見かけます。できれば、備考などを列を追加して入れておいてほしいです。
確定していない数値を使って計算し、結果を出す事が良くないと考えての対策のような時もあると思います。そんなときは、仕方なく自分で一手間入れて、変換してから使う事になりますが、できるだけ、数値の列・行には数値だけを入力することにしてほしいですね。
まとめ
- 不要な空白は、入れないようにする
- セル内で改行するときは、[Alt]+[Enter]で
- セル内で、字下げをするときは配置のインデントで行います
- 数式の行や列への、数値の直接入力は、絶対避ける
- 定数を全セルに掛け合わせる、といった場合も、別セルに定数を入力しておいて、セルの名前を使って定数として使いましょう
- 数値の列に文字列はできるだけ、やめましょう。どうしてもの時は、フリー入力な文章でなく、このときはこれ。と決めて一貫性を持って入力することをお勧めします。
以上です。エクセルデータをコミュニケーションの道具としてうまく使って、自分の効率だけでなく、チームの効率アップを目指しましょう。
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