電子化 や IT化 デジタル化 そして DX 化と、色々な言葉がありますね。
会社では「取り組まなければ取り残される」などと言われています。
しかし、急にそんなこと言われても「なにをどうすれば良いのか」まったくチンプンカンプンです。
今回は、電子化のまず手始めに取り組みたい 書類の SCAN についてです。
私の中では、今までで電子と名の付くものは、電子ジャーとか電子レンジとかが思い浮かびます。
ちょっと古いですかね。
電子化をネットで調べてみると、
「紙の書類をコンピュータに取り込んで保存できるようにすること」や、「人が行っている作業をコンピュータが行うようにすること。」だそうです。
その調べた経緯は、こちらの記事にまとめています。
ただ、詳しい人は分かると思いますが、専門用語で語られている内容は、なかなか分かりにくいものです。
私は、昔コンピュータを使った仕事をしていましたので、自信があったのですが、古い知識では、やはりついて行くの簡単ではありません。
なんとなく、分かったような気になるけど、じゃあやってみよう！としたときに、何からやったら良いの？となりますね。
電子化は、もたもたとやっている作業を、さらりとできるように改善できます。
紙が減り、効率が上がります。
では、やってみましょう。
SCAN 証憑（領収書など）の電子化
実際に、経費精算を電子化することを考えてみました。
単純なスキャン
まず、紙で受け取る証憑（領収書など）の電子化です。
お金を支払ったときに貰う、領収書やレシートを SCAN して電子データに変換し、HDDなどに保存します。
保存するときは、必ずファイル名を付けますが、あとで検索できるようにしておかないと使えません。
例えば「取引の年月日」「取引先名」「金額」をアンダースコア（_）で繋げてファイル名とします。
このやり方で、領収書や請求書をもらうごとに、どんどん繰り返して保存していくわけです。
使うときは、仕訳から逆引きで、その証憑（領収書、請求書）を見つけたいので、年月日・取引先・金額からファイル名を検索して、参照するという仕組みです。
文書管理システムでスキャン
この一連の作業をさらに簡単にできるのが、文書管理システムという類いのソフトウェア。
例えば、DocuWorksは、紙をスキャンするとアイコンができて、ファイル名入力したら完成。
あらかじめ、作成するフォルダを設定しておけば、そのフォルダにできるので、簡単です。
精算システムによるスキャン
更に精算に特化した、楽楽精算などの、精算システムを使うと、領収書やレシートをスマホでスキャンできます。
スキャン後、自動でOCRという文字認識機能が読み取った紙に書かれている内容を読み取り、人の手で入力する手間さえなくなります。
スマホでスキャンすると、AI-OCR（AIで文字認識を行う機能）で情報を取り込んでくれます。
取引年月日、取引先、金額はかなり正確に読み取って、電子情報に変換してくれます。
手書きの領収書もほぼ大丈夫のようです。
人は、確認して、間違いがあればその部分だけ訂正するだけ。
当然ですが、取り込んだ情報の一覧表示や、検索も当然備わっているわけです。
そして更に、この情報から、自動で仕訳データを生成して、会計システムへ連携することもできますから、そのあとで人が仕訳を切っていた作業もまとめて省力化できるのです。
スキャナ・ SCAN 代行サービス
スキャナは昔から有りますが、年々機能更新されてよくなっています。私が使っているのは、SCAN SNAP です。デスク上において、簡単に電子データ化できるのでおすすめです。
今後、大量にある過去のデータをスキャンするときは、自社で行うのはかなり難しく、それが原因で電子化が頓挫しては本末転倒なので、業者にお任せするのも1つの手かなと考えています。
うちの文書は機密文書で業者にお願いするなんて、、、という場合もありますが、たとえば、このような業者もあります。
vivid｜弁護士ファイルの書類スキャニングの業務への問い合わせSCAN まとめ
電子化・DXの手始めとして、紙の書類での保管を電子化し、効率化・省力化を図っていくことを考えてみます。たくさん種類がある書類ですが、まずは、小さく始めるために簡単にできそうな、精算の電子化を進めてみます。
- スキャナの設置
- 精算システムの導入
一言に精算システムの導入といっても、これすら大変な仕事になることは、目に見えています。なんとか、最初の壁を乗り越えていきたいです。
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どうしても、なくせないのがFAXでの書類の受け渡し。相手がありますのでFAXでと言われると、メールでお願いしますとはなかなか言えないこともあります。そんなときに、インターネットFAXが代替してくれます。
FAX機の故障や寿命での取替え、インクカートリッジの交換など、保守にかかる手間は結構かかってしまいます。また、紙代・通信費は細かい費用かもしれませんが、固定的に掛かります。複合機であれば、結構な場所をとりますし電源、通信線も結構邪魔になります。 隙間には埃もたまりますので、掃除も大変で、放っておくとトラッキングによる火事も心配です。
といったように、FAXが有るだけで、こんなにも労力・費用・安全に対する負担があります。そうであれば、FAXでのやり取りは、電子化の流れでemailやクラウドなどの他の手段に変えていきたいところです。
これらの課題への対応に、インターネットFAXはいかがでしょうか。
スマホで受信して内容を確認し、スマホからFAXでの返信ができます。
電子帳簿保存法の電子取引データ保存が義務化されましたが、この法改正への対応策として活用できるのではないでしょうか。
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