紙の書類を 電子化 する方法を考えます。私が考えた安易な方法は、NAS（ネットワークにつなげて使うHDD）に電子化した書類データを保存していくというもの。
この方法では、今までやっていた「紙での保存」をただ「電子で保存」に変えただけて、煩雑なものになってしまいそうです。
手間が増えたのでは、本末転倒です。せっかく電子化するのであれば、人の手間が減って、作業も電子化したいところです。
経理業務の電子化DXを真面目に考える（１）では、「電子化とはどういうことか」「電子化をしたらどのようになるか」について、一緒に考えました。
一言に 電子化 と言っても、電子という言葉のイメージが邪魔をして、本来の電子化のイメージがしづらいかもしれません。
世の中では、電子化という言葉を当然のように使われますが、ユーザーである私たちにとって、具体的に理解して、こうですよと説明できる人は少ないのではないかと思っています。
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「そんなことないよ」「あんただけだよ」と言われるかもしれません。もう分かっていらっしゃる方は、面倒くさいだけの記事だと思いますが、良かったらお付き合いください。
前回の記事では、このように書きました。
- 紙の記録から電子データでの記録に変えること
- 人の手作業からコンピュータによる作業に変えること
今回は、紙の記録から電子データでの記録に変えることについて考えていきます。
電子化 する紙の記録は何があるか
一言に言っても、紙の記録って何があるのでしょうか。ちょっと考えてみてください。
たくさん有る紙の記録は何があるか考えるときに、分類ごとに考えていくと分かりやすいです。例えば、社内でやり取りした記録と社外と取引で使った記録。そして、社外と取引で使った記録の中には、渡した記録と受け取った記録。。。のように、大きなところで分け、その中にはなにがあるかを中分類で分け、さらに小分類へと分けていくというやり方が良いかもしれません。
法律で決められている、会社が保存しておかなければいけない記録は、帳簿・決算書類・取引書類に大きく分けられます。
帳簿は、仕訳帳・総勘定元帳・売上元帳・仕入元帳・棚卸明細など
決算書類は、貸借対照表・損益計算書・キャッシュフロー計算書など
取引書類は、見積書・注文書・納品書・請求書・領収書など
私の会社にも、たしかに有ります。たくさんのファイリングされたこれらの書類が、資料室の棚に決算期ごとに分かれて保管してあります。かなりのスペースを占有して、保管してありますね。そして、目的の資料を探すのには、時間が掛かります。
皆さんの会社でも、有りますか。
電子化が出来ていない、私の会社では、毎日せっせと時間をかけて、紙の書類を今でも作り続けています。
この、受け取った紙の書類を保管。帳票を印刷して保管。の業務フローを、電子化して保存するように変えていくのです。
- 電子メールで添付された送られてきた書類データは、今は印刷して保管していますが、受け取ったままの電子データで保管に変更。
- 紙で受け取った書類は、スキャナで電子データに変換して保管へ変更。
- 電子取引で直接システム同士がやり取りした、送受信データもそのまま保管に変更
文書の 電子化 の安易な考え
今まで紙の書類は、ファイリングした後に書棚へ保管していますが、電子データではどうしたらよいでしょう。
最初に思いつくのは、NASという共有のHDDへ、書棚の代わりにフォルダを作成し、ファイルの背表紙の代わりに、その名前のサブフォルダを作成し、その中に書類をPDF化して保管していけばよいのでは？ということ。
これで、良い気がしていたのですが、誰でもがアクセスできるので、後で修正したり取替えたりすることが出来ます。これは、帳簿や決算書類および取引書類の改ざんになってしまい、法で定められた要件をみたしません。
月次で締めたこれらの書類は、後で修正した場合は、いつ・だれが・どのように修正されたかを記録が残るようにするか、修正できないようにする必要があるとされています。
さらに、きちんと整理して保管し、検索ができなくてはいけないように定められています。日付の範囲や取引先、金額の範囲などで条件を満たすものを抽出してくることが出来なくてはいけないのです。
では、どうしたら良いのでしょうか。
安易な考えプラスアルファ
例えば、月次で締めた時点で、その月の各種書類のデータは、FIXするということで、だれも手を出せないNAS（またNAS？と言われそう）に移し替えれば、修正できないようにするという要件は満たすことが出来ます。 そして、そのデータは、検索できるような構造またはツールを作成して、検索の要件も満たせれば、ことが足りるのではないでしょうか。
でもそれって、第三者に説明し納得してもらうのは、難しそうです。主張は出来ます。しかし、厳格にそれが守られているという保証は、自社で作成したものである以上、説得力に欠けますね。
やはり、信用された第三者のなにかを、利用するしかなさそうです。
有望な方法
そのために、国が認定した、やりかたや仕組みを提供している団体が、着々と整備されてきています。
１つは、タイムスタンプというもの。作成した電子ファイルにタイムスタンプを付けると、その後の変更がされていないことを保証してくれます。
もう一つの方法は、クラウドに保存するというもの。クラウドへはユーザーでログインするため、誰が・いつ・何を登録や変更をしたかの記録が残り、要件を満たすようです。
これらについて、調査してみましょう。
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どうしても、なくせないのがFAXでの書類の受け渡し。相手がありますのでFAXでと言われると、メールでお願いしますとはなかなか言えないこともあります。そんなときに、インターネットFAXが代替してくれます。
FAX機の故障や寿命での取替え、インクカートリッジの交換など、保守にかかる手間は結構かかってしまいます。また、紙代・通信費は細かい費用かもしれませんが、固定的に掛かります。複合機であれば、結構な場所をとりますし電源、通信線も結構邪魔になります。 隙間には埃もたまりますので、掃除も大変で、放っておくとトラッキングによる火事も心配です。
といったように、FAXが有るだけで、こんなにも労力・費用・安全に対する負担があります。そうであれば、FAXでのやり取りは、電子化の流れでemailやクラウドなどの他の手段に変えていきたいところです。
これらの課題への対応に、インターネットFAXはいかがでしょうか。
スマホで受信して内容を確認し、スマホからFAXでの返信ができます。
電子帳簿保存法の電子取引データ保存が義務化されましたが、この法改正への対応策として活用できるのではないでしょうか。
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