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今の時代は、業務の 電子化 が大きな話題ですね。
電子化 や DX など色々な略語が飛び交い、次々に新しい言葉が出てきては消えていく。
どういうことか？と話題について行くのが大変ですが、「わしゃあ、わからんわ」では済まされないのも現実。
頭を捻ってみると、以外と今まで有ったことと大きくは変わっていないってことも多いです。
大きな課題は小分けにして、１つずつ解決していけば良いのではないかと思っています。
この記事では、私の会社（中小企業です）を電子化していく検討や、実行していく中で、私が考えたことを、記録の意味も含めて書いていきたいと思っています。
電子化 とは何のことか
電子化、電子化といいますが、そもそも電子化とは何のことでしょうか。
ここがイマイチはっきりしないので、まずは、電子化について、調べてみましょう。
取りあえず、「電子」を検索して調べるとこのように書いてありました。
原子内で、原子核の周りに分布して負の電荷をもつ素粒子。電子数は原子番号に一致する。質量は陽子の約1800分の1で9.109×10−31キロ、電荷は−1.602×10−19クーロン。記号eエレクトロン。
Weblio辞書より引用
なにか、難しいです。 今考えている「電子化」とは、ちょっと違うような気がします。
電子化は、何かを「電子」に変えることでしょうか？違いますよね。
次に、「電子化」を調べると、そんなことではなく、次のように書いてありました。
一般的には、情報をデジタルデータに変換して保存することを意味する表現。特に書籍をイメージスキャナなどでコンピュータに取り込み、デジタル画像として電子機器で再生可能にすることを指す場合が多い。
Weblio辞書より引用
やはり、電子に変えることではないようです。少し近づいてきた気がします。
さらに、「電子化する」で調べると、次のように書いてありました。
１ 仕事などにコンピューターを導入すること。「契約手続きを―する」
２ 紙の文書などを、コンピューターで使えるようデジタルデータにすること。「書類を―する」
goo辞書より引用
どうやら、コンピュータを使うことが「電子化」であり、コンピュータで使えるようにデジタルデータに変換することが「電子化」であるようですね。
大分、分かってきました。
紙での記録から、電子データでの記録に変えていくこと。
人の手作業から、コンピュータによる作業に変えていくこと。
この２つが電子化ということとして、以下の話を進めます。
業務を 電子化する の意味
電子化するの意味は分かりました。
- 紙の記録から電子データでの記録に変えること
- 人の手作業からコンピュータによる作業に変えること
業務を電子化するとは、業務を電子データでの記録やコンピュータでの作業に変えることですね。
経理の業務を 電子化 するとどうなるか
私の会社では、経理の業務は、帳簿や文書を紙に記録し、すぐに見られるようにするために、人の手によって年度別や取引先別などのように整然と分類してファイリングして、棚に保管しています。
そのほかに、証憑書類や取引書類についても、紙で受け取った書類を、整頓してファイリングし、棚に保管しています。
税務調査の時などは、これらのファイルを会議室にずらりと並べ、調査官がすぐに見られるようにします。
今までは、取引先から受け取る資料も紙でしたし、社内の処理も紙。コンピュータを使っているとはいえワープロ代わりで、手書きの代わりに書類作成に使っている程度で、最終的にはプリンタで紙に打ち出したものを、ファイリングしています。
コンピュータという文明の利器を、なんとも、勿体ない。宝の持ち腐れ的な使い方しかしてきていませんね。
経理業務の電子化は、これらの書類を電子データに変え、手作業をコンピュータに変えていくこと。やっと、コンピュータ本来の能力を活用していけるという時代になってきたと言うことですね。
今まで、紙でないとダメ！と法律で決まっていたのが、帳簿・決算書類・取引書類を電子データでの保存しても良いよと変わったことで、コンピュータを活用できるようになるのです。
取引の書類を紙でもらう。その証票を元にコンピュータに入力して電子化し、プリントして紙にし、人の手で保管する。検索するときは、人が探して出してくる。その紙をもとに、次の書類にコンピュータで入力して電子化し、プリントして紙にしてから、人の手で保管する。
こういった流れが次のように変わります。
取引の書類を電子データでもらう。そのまま保存。検索するときはコンピュータで一瞬で出してくる。その情報をそのままの形で次の書類に連携し、そのデータを使って次の書類を作成し、そのまま保管する。そして、これらの保管データは、データベースとして存在し、いろんな場面で集計したり分析したりと、将来にわたって意味のある情報として利用できるということです。
では、人は要らないかというと、そうではなく、保管までに手をかけていた部分はコンピュータに任せてしまい、保管データを活用していく方向へ人が必要となってくるということです。
このことで、現状維持の会社が、発展する会社へと生まれ変わる、可能性が出てくるのではないかと感じています。
電子化のはじめ
ここまでで、イメージは分かりましたね。しかし、うまくいけばそうだけど、実際にやるとなると。と思ってしまいます。
でも、色々調べていると、世の中はどんどんその方向に、しかも確実にシフトしていることが分かってきました。
うちは、中小企業だから難しいですよ。って言ってきましたが、法律も変わり、それに連動して、日本のシステムが変わり、色々なアプリやインフラが続々と開発されて、結構、出そろってきています。中小企業でも、できそうな、頑張れば達成できるような雰囲気になりつつあります。
社会的な環境は出来た。あとは社内の整備です。 しかし、いちばん大変なのは、その社内の整備ではないでしょうか。 うちの会社も、社内の手続きを変えていくことが超難関だと思っています。
まずは、電子取引データを出力せずに、電子保管することを考えていきます。
続きは、経理業務の 電子化 DX をまじめに考える（２）で考えていきます。
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どうしても、なくせないのがFAXでの書類の受け渡し。相手がありますのでFAXでと言われると、メールでお願いしますとはなかなか言えないこともあります。そんなときに、インターネットFAXが代替してくれます。
FAX機の故障や寿命での取替え、インクカートリッジの交換など、保守にかかる手間は結構かかってしまいます。また、紙代・通信費は細かい費用かもしれませんが、固定的に掛かります。複合機であれば、結構な場所をとりますし電源、通信線も結構邪魔になります。 隙間には埃もたまりますので、掃除も大変で、放っておくとトラッキングによる火事も心配です。
といったように、FAXが有るだけで、こんなにも労力・費用・安全に対する負担があります。そうであれば、FAXでのやり取りは、電子化の流れでemailやクラウドなどの他の手段に変えていきたいところです。
これらの課題への対応に、インターネットFAXはいかがでしょうか。
スマホで受信して内容を確認し、スマホからFAXでの返信ができます。
電子帳簿保存法の電子取引データ保存が義務化されましたが、この法改正への対応策として活用できるのではないでしょうか。
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