「VLOOKUP関数で名簿を検索して目的のデータを表示する」方法について、過去の投稿で紹介しましたが、今回は、それを新しいExcelで作るとどうなるか、検証しました。
新しいExcelでは、色々な機能が追加されていて、使えると更に便利になります。是非新しいExcel（Office365版）に触れて、感じてみてください。
この記事では、2019までのExcelにはなく、365で新たに実装された スピル を使って、名簿検索システムを作成します。 使うのは Filter 関数と テーブルです。 データをテーブルとして管理し、Filter 関数で検索した結果を スピルで表示します。 今回作るシステムでは、名前での検索と部署での検索を例にして、AND条件での検索も実装します。
スピルってなに？テーブル？？？新しい言葉が出てきましたね。
何のことですか？って人も、分かりやすく説明しますので、是非最後までお付き合いください。
疑問 2019？365？なんのこと？
Excelは知ってるけど、2019？365？ってなんのこと？と思う人は多いんじゃないですかね
Excel365を使うと、「仕事の効率が上がりますよ！！」とか、「これからは365！！」など、よく耳にするようになりましたが、自分にどう関係するのかをまずは、知りたいですよね。
2019とか365は、Microsoft Officeのバージョン（世代）のことです。
今（2025年）の最新は、Office 365で、Excelも365が最新になります。
一番最近の新しいもの、機能が高いものが365なんだなというくらいに理解しておいてください。
ただ、バージョンアップといっても、大きく機能が向上していますので、365を使うことをお勧めします。
今回紹介する内容は、この新しいバージョンのExcel 365で動作するシステムです。
2019も含めてそれ以前のバージョンのExcelでは、エラーになって使えませんので、予めご承知ください。
こういうところが、困るんですよね。新しくなって機能が追加されていくのは良いのですが、古いバージョンでは動作しないシートを作成してしまうことになりますから。
会社のPCどれでもとか、顧客など取引先のPCのExcelでも動作する必要があるような、データや集計表を365で作成してしまうと、やりとりがうまくいかなくなってしまうために、なかなか新しい機能は使えない場合があります。
しかし自分用や、部署内用など、範囲を限定して、個人やグループで使用する分には、差し支えないレベルで、新しい機能を使っていくのが、良いんじゃないか？と思います。
名簿検索システム（条件での抽出、抜き出し）の仕様
仕様は次の通りです
- データは、名前、部署、メールアドレスで構成
- 入社時の追加、退社による削除、部署異動や結婚による姓の変更をしても、検索の範囲や抜き出す計算式の変更は不要
- 氏名での検索、部署での検索、氏名と部署のAND条件での検索が可能
- 氏名での検索、部署での検索は、どちらも、完全一致でなく一部分の文字でも検索が可能
- 検索結果は、可変行の表形式で表示
実際のデータの例を、次のように準備しました
1行目は表のタイトル行で、2行目からデータが入力されています
まずやることは、表をテーブルに変換します。
なぜ、テーブルにするかというと、データの追加や変更・削除などがやりやすいことと、データの行が増えたり減ったりしても、データ参照の式を変更する必要が無いというメリットを生かすことです。追加などするたびに式を変更しなくて良いのは、そうとう手間が省けて時間が少なくて済みますからね。
データをテーブルに変換する操作は、表の中のセル（どこでも良い）にカーソルをおいてから、[Ctrl]+[t]をキー入力します。
テーブルの作成 ダイアログが表示され、表全体が選択された状態に自動でなります。
先頭行をテーブルの見出しとして使用するの✅を付けて、OKをクリックします。
タイトル行は濃い色で、データ部は縞々の状態になったら、成功です。
では早速、テーブルの一番下に行を追加してみます。
テーブルの一番下の次の行（上の図では10行目）にカーソルを置いて、文字を入力すると自動でテーブルが拡張されます。例として、名前のところに［大谷翔平、企画、ootani@xxx.com］を入力してみます。
名前に大谷翔平をキー入力して[Enter]キーを押すと、部署にカーソルが移動し、図のようにテーブルが拡張されました。引き続き、企画、otani@xxx.comを入力して再度［Enter］を押すと、次の行を追加できるように、A11へカーソルが移動します。
このように、テーブルにすることで、表への入力もかなりやりやすくなります。
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